關(guān)于2007屆畢業(yè)生檔案整理的通知
各院、系：
為做好我校2007屆畢業(yè)生檔案整理工作，根據(jù)《華北水利水電學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)對(duì)2007屆畢業(yè)生檔案的整理、郵寄提出以下要求：
一、高中、高考期間的材料（全面清理入學(xué)檔案，核查以下材料是否完整）
1、高中階段檔案；
2、高考檔案（當(dāng)年的高考登記表、體檢表）；
3、高中階段是黨員、團(tuán)員的學(xué)生，是否有黨、團(tuán)員的有關(guān)材料。
二、大學(xué)期間的材料（核查學(xué)生在大學(xué)期間的材料，必須裝入檔案）
1、每位畢業(yè)生必須有三年的《學(xué)生學(xué)年小結(jié)》（建筑學(xué)專業(yè)須有四年）；
2、每位畢業(yè)生須填寫一份《畢業(yè)生登記表》( 由各院、系組織學(xué)生填寫，統(tǒng)一到校辦加蓋學(xué)校公章方可有效）；
3、在校期間學(xué)生獲各種校級(jí)以上的獎(jiǎng)勵(lì)材料；
4、畢業(yè)生成績(jī)單、畢業(yè)生報(bào)到證、黨員材料或入黨積極分子材料；
5、違紀(jì)處分材料（警告處分以上學(xué)院文件）。
三、檔案封皮的填寫要求
1、檔案封皮書寫清楚、規(guī)范，必須用毛筆或鋼筆書寫，不得使用非標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)化字或繁體字；
2、封面上收件單位名稱要寫清楚，除黨政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)外，其它單位均應(yīng)寫明詳細(xì)地址和郵政編碼（要寫上哪個(gè)省、市、單位名稱）；
3、不得用郵政信箱或街道門牌號(hào)代替收寄件單位名稱；
4、封面上必須蓋上《機(jī)密》戳記。方能寄機(jī)要；
四、填寫《學(xué)生檔案目錄材料》的要求
每位畢業(yè)生檔案須有一份《學(xué)生檔案目錄材料》清單，填清各項(xiàng)后裝入檔案袋，以便用人單位查收。
五、填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求
《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》要填寫清楚，橫線上只寫用人單位名稱，第----號(hào)請(qǐng)各院、系填寫學(xué)生本人班級(jí)學(xué)號(hào)（如：200300101），要把學(xué)生編號(hào)（第----號(hào)）全部寫上（三處），以方便用人單位寄回執(zhí)單方便查收。
六、檔案郵寄地址按照就業(yè)報(bào)到證上所提供的填寫，由每位畢業(yè)生簽字確認(rèn)。
七、學(xué)生處將組織專人落實(shí)畢業(yè)生檔案整理工作，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的老師或輔導(dǎo)員要認(rèn)真填寫學(xué)生檔案清單。
八、若個(gè)別學(xué)生因特殊原因申請(qǐng)保留檔案，由學(xué)生本人寫出申請(qǐng)，經(jīng)所在院、系領(lǐng)導(dǎo)審核后，暫時(shí)由各院系保管。
九、集中收寄檔案時(shí)間安排（具體時(shí)間另行通知）
各院、系要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整理好檔案，提前與學(xué)生處老師聯(lián)系郵寄。
十、其他問(wèn)題：
1、無(wú)高中階段檔案者，請(qǐng)?jiān)敿?xì)統(tǒng)計(jì)，并要請(qǐng)學(xué)生核實(shí)無(wú)檔原因，做好記錄。
2、各院系可根據(jù)情況先整理可以裝檔的材料，其他材料如成績(jī)單、報(bào)到證等按有關(guān)單位要求及時(shí)裝檔。
3、聯(lián)系人：李淑萍 尹俊麗 王艷艷
學(xué) 生 處
2007年6月15日
