校屬各單位：

根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號(hào)) 和《華北水利水電大學(xué)榮譽(yù)檔案管理暫行辦法》（華水政【2018】232號(hào)）的相關(guān)要求，2019年檔案歸檔工作即日起開始。為做好學(xué)校歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、時(shí)間安排

　　2019年3月1日至2019年11月31日。具體時(shí)間要求如下：

　?。ㄒ唬└髀毮懿块T檔案在2019年5月31日之前完成歸檔；

　　（二）各教學(xué)科研單位檔案在2019年11月31日前完成歸檔；

　　（三）基建類檔案在項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔；

　?。ㄋ模┴?cái)會(huì)類檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)會(huì)部門保管1年，期滿后移交學(xué)校檔案館歸檔；

　?。ㄎ澹s譽(yù)檔案于2019年5月31日前上交《榮譽(yù)檔案統(tǒng)計(jì)表》至學(xué)校檔案館。

　　二、歸檔范圍和歸檔要求

　　（一）文書科技檔案

　　1.文書科技檔案的歸檔范圍

　　2018年1月1日至2018年12月31日期間，學(xué)校黨群、行政、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、財(cái)會(huì)、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料、圖表、照片、聲像、實(shí)物等各種不同形式的載體材料均屬本單位的歸檔范圍，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　2.文書科技檔案歸檔要求

　?。?）保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件。

　?。?）文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。

　　（3）歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時(shí)需提供相應(yīng)的電子目錄和文件，并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。文件材料移交時(shí)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

　?。ǘs譽(yù)檔案

　　1.榮譽(yù)檔案歸檔范圍

　　以榮譽(yù)檔案頒發(fā)日期為準(zhǔn)，在2018年1月1日-2018年12月31日獲得的榮譽(yù)材料。

　　（1）上級(jí)政府頒發(fā)給學(xué)校的市廳級(jí)以上榮譽(yù)類；

　?。?）學(xué)校在教學(xué)、科研等活動(dòng)中政府與社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的市廳級(jí)以上榮譽(yù)類；學(xué)校在上級(jí)工會(huì)、團(tuán)組織等開展各項(xiàng)競(jìng)賽活動(dòng)中市廳級(jí)以上獲獎(jiǎng)?lì)悾?/span>

　　（3）教職工個(gè)人在進(jìn)行教學(xué)、科研、管理等工作中獲得的市廳級(jí)以上獎(jiǎng)項(xiàng)；學(xué)生個(gè)人參加各項(xiàng)活動(dòng)獲得的省部級(jí)以上獎(jiǎng)項(xiàng)。  

　　2.榮譽(yù)檔案歸檔要求

　　（1）以集體名義獲得的榮譽(yù)檔案由所在單位兼職檔案員收集、整理、歸檔；

　?。?）學(xué)校師生以個(gè)人名義獲得的榮譽(yù)檔案，根據(jù)自愿原則，由所在單位兼職檔案員收集、整理、歸檔；

　　（3）各單位先進(jìn)行榮譽(yù)檔案歸檔統(tǒng)計(jì)工作，并根據(jù)擬歸檔榮譽(yù)檔案的具體情況填寫《榮譽(yù)檔案統(tǒng)計(jì)表》，于2019年5月31日前交至學(xué)校檔案館（表格在檔案館主頁(yè)上下載）；

　?。?）檔案館對(duì)各單位提交的《榮譽(yù)檔案統(tǒng)計(jì)表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)審核并與各歸檔單位進(jìn)行復(fù)核與再確認(rèn)，然后根據(jù)榮譽(yù)檔案類型與數(shù)量分批制定移交時(shí)間。

　　各歸檔部門請(qǐng)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價(jià)值的材料交本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認(rèn)真收集文件材料。各單位兼職檔案員有變動(dòng)的，請(qǐng)?zhí)顖?bào)更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后報(bào)送學(xué)校檔案館。2019年檔案歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)，對(duì)該項(xiàng)工作中表現(xiàn)突出的單位和兼職檔案員給予表彰。對(duì)于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

　　檔案館：花園校區(qū)行政樓四樓 413、414

　　聯(lián)系人：董延延、劉璐、宋慧娟

　　聯(lián)系電話：61179308   61179307

　　Email:hsdag@ncwu.edu.cn

　　特此通知

　　校長(zhǎng)辦公室   圖書館（檔案館）

　　2019年2月28日