關(guān)于做好2013年文件材料歸檔工作的通知

( 來源:檔案館 發(fā)布者:dag 發(fā)布日期:2013年03月25日 )

校屬各單位:

根據(jù)學校檔案工作安排,2012年度文件材料歸檔工作現(xiàn)已開始。為做好學校文件材料歸檔工作,現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下:

一、時間安排

    各單位2012年度歸檔文件材料的移交時間為:自本通知發(fā)布之日起至2013531,屆時將各單位文件材料歸檔情況予以公示。

二、歸檔范圍

20121120121231期間,學校黨政管理、科研、教學、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料,均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電學院檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標準執(zhí)行。

三、歸檔要求

1.各單位領(lǐng)導要高度重視各類文件材料的歸檔工作,兼職檔案員要切實履行自己的工作職責,負責本部門歸檔材料的收集、整理工作。

2.保證歸檔文件材料收集完整齊全,兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查,不要缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏,并按時移交學校檔案館。確保文件材料的原件歸檔,杜絕使用復印件代替。

3.歸檔的文件材料實行雙套制歸檔方法,即歸檔材料載體包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的電子文件材料(如照片、光盤、磁盤等),同一文件兩套載體一同歸檔。

4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》,各一式兩份,將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時需提供相應(yīng)的電子目錄和文件,并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。(表格可在學校檔案館主頁下載)

5.檔案移交嚴格履行交接手續(xù)。移交檔案時,交接雙方當面檢查,按立件歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門整改,直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

2013年各類文件材料的歸檔工作時間較緊,任務(wù)較重,希望各單位兼職檔案人員按照檔案館的具體安排和工作要求,認真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中遇到的技術(shù)問題,可與檔案館工作人員聯(lián)系。特此通知。

 

    聯(lián) 系 人:董延延、張叢

    聯(lián)系電話:69127609   69127256

 

 

 

檔案館 

2013325

更新日期: 2013-03-25